Mietkosten – Veranstaltungsort

Die Wahl des Veranstaltungsortes ist einer der größten Kostenfaktoren. Die Mietkosten für einen geeigneten Veranstaltungsort können je nach Größe und Ausstattung stark variieren.

Technik und Ausstattung

Technik und Ausrüstung wie Beleuchtung, Sound-Systeme, Bühnen und Projektoren können ebenfalls hohe Kosten verursachen. Diese sind dann stark abhängig von der Größe der Veranstaltung. Je größer das Event desto größer die Location, demzufolge wird auch mehr Technik benötigt.

Catering

Der finanzielle Aufwand ist hier vor allem abhängig von der Art der Veranstaltung, der Anzahl der Teilnehmer und der Auswahl der Speisen und Getränke.

Personal

Personal, das für die Durchführung der Veranstaltung benötigt wird, wie z.B. Sicherheitspersonal, Techniker, Catering-Personal und Koordinatoren.

Marketing

Hierzu zählen zum Beispiel Werbung in Print- oder Online-Medien, E-Mail-Marketing und Social-Media-Kampagnen.

Genehmigungen

Je nach Art und Größe der Veranstaltung können Genehmigungen und Versicherungen erforderlich sein. Auch besondere Orten können zusätzliche Genehmigungen fordern in Bezug auf Lautstärke zum Beispiel.

Dekoration

Auch für die Dekoration wie Blumen, Namensschilder oder ähnliches beinhalten, sollte ausreichend Budget eingeplant werden.

Transportkosten

Transportkosten entstehen dann, wenn die Abendlocation zum Beispiel an einem anderen Standort durchgeführt wird, wie die Tagesveranstaltungen.

Tipps zur Optimierung Ihres Budgets

Planen Sie im Voraus

Je früher man mit der Planung beginnt, desto besser. Durch eine frühe Planung hat man mehr Zeit, um Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen und Preise zu vergleichen.

Erstellen Sie ein detailliertes Budget

Es ist wichtig, ein detailliertes Budget zu erstellen, das alle Kosten einschließlich Steuern, Gebühren und versteckte Kosten berücksichtigt.

Verhandeln Sie mit Anbietern

Manchmal bieten die Anbieter Rabatte oder Paketangebote an, wenn Sie mehrere Dienstleistungen bei ihnen buchen. Geheimtipp: Wenn die Locationsuche über #dietagungsexperten von #tchhotels läuft, kümmern diese sich auch um die Nachverhandlungen in der Location bzw. im Hotel.

Vermeiden Sie Spitzenzeiten

Veranstaltungen, die während der Hauptsaison oder an Wochenenden stattfinden, können teurer sein. Daher bietet es sich an, die Veranstaltung außerhalb dieser Zeiten zu planen, um Kosten zu sparen. Hierzu empfiehlt es sich den Rat von Experten einzuholen – #dietagungsexperten von tch hotels beraten gerne. Durch die große Hoteldatenbank ist es in kürzester Zeit möglich mehrerer Termine und Städte bzgl. der Verfügbarkeiten und aktuellen Raten abzufragen. Überzeugen Sie sich selbst.

Vermeiden Sie Überbestellungen

Es ist wichtig, die Anzahl der Gäste und ihre Bedürfnisse sorgfältig zu planen, um Überbestellungen zu vermeiden. Es ist besser, weniger zu bestellen und später mehr hinzuzufügen, als umgekehrt.

Vermeiden Sie unerwartete Ausgaben

Erstellen eines Risikomanagementplan unter Berücksichtigung nachfolgender Punkte: mögliche Stornierungen oder Änderungen von Lieferanten sowie unvorhergesehene Ereignisse wie schlechtes Wetter oder Ausfälle von Technik und Ausrüstung.